Hoe EIFFEL en OCTOBOX juridische kennis combineren met slimme software

De Woo-desk kwam twee jaar geleden tot stand omdat EIFFEL de Woo-dienstverlening op een andere manier wilde vormgeven. “We wilden niet alleen interim professionals plaatsen, maar de hele uitdaging voor de opdrachtgever uit handen nemen”, legt Matthieu van den Broeke, Business Manager Legal Innovation bij EIFFEL, uit. “Daarvoor hadden we slimme software nodig, zo ontstond de samenwerking met OCTOBOX.”

De kennis van juristen koppelen aan deze krachtige software bleek een gouden combinatie en leidde tot een aanzienlijke efficiëntieslag. Matthieu: “Het gebruik van de anonimiseringssoftware van OCTOBOX levert een tijdswinst van 60% op, vergeleken met anonimiseren via Adobe. Daardoor kunnen onze juristen zich bezighouden met complexere taken.” Ook voor OCTOBOX heeft de samenwerking positieve effecten. “Met de kennis vanuit de juristen van EIFFEL kunnen wij onze software continu verbeteren”, vertelt Osmin van Gemert, directeur bij OCTOBOX. “Zo breiden wij onze dienstverlening uit en kunnen we nog meer opdrachtgevers van dienst zijn.”

Complexere en grotere verzoeken

Het aantal Woo-verzoeken en de complexiteit ervan neemt toe. Dit komt omdat inwoners weinig vertrouwen hebben in de overheid en kritische vragen stellen. “Veel van onze opdrachtgevers hebben te maken met zogenaamde ‘veelvragers’, inwoners die soms wel tientallen verzoeken per maand sturen”, schetst Matthieu. “Dat leidt tot een toename in de hoeveelheid af te handelen Woo-verzoeken en ook in de complexiteit ervan. Overheidsinstellingen hebben niet voldoende juridische capaciteit om deze groeiende opgave het hoofd te bieden.” Dat de complexiteit toeneemt merkt ook Osmin: “Het gebrek aan vertrouwen vanuit de inwoner speelt niet alleen bij gemeenten, maar ook bij de Rijksoverheid. Daarom richten wij ons breder dan alleen op Woo-verzoeken en ontzorgen we opdrachtgevers ook bij het in orde stellen van hun informatiehuishouding.”

Verzekerd van capaciteit en kwaliteit

Waar juristen bij overheidsinstellingen vaak druk zijn met uiteenlopende projecten en een Woo-verzoek bijzaak is, zijn de juristen van EIFFEL veertig uur per week bezig met deze wet en volledig gespecialiseerd. “Ik heb in de afgelopen twee jaar nog nooit ‘nee’ hoeven zeggen tegen een opdrachtgever, wij hebben altijd de nodige capaciteit en combineren dit met kwaliteit”, vertelt Matthieu. De juristen van EIFFEL hebben een afgeronde juridische opleiding en volgen een interne Woo-opleiding, zo waarborgen wij kwaliteit. Ook de software van OCTOBOX is van de beste kwaliteit. “Deze kwaliteitsstempel vinden zowel EIFFEL als OCTOBOX ontzettend belangrijk. We doen bulkwerk, maar leveren hierbij altijd de gewenste kwaliteit voor onze opdrachtgevers”, voegt Osmin toe.

Verder dan de Woo

“De vraag rondom de Woo is tegenwoordig veel meer dan enkel het aflakken van informatie, en groeit voortdurend. Om hierop in te spelen, breiden we onze software continu uit met nieuwe en innovatieve functionaliteiten. Deze verbeteringen ondersteunen niet alleen de uitvoerders in hun gehele (juridische) werkproces, maar maken het ook mogelijk om complexere en omvangrijkere projecten aan te pakken.”, vertelt Osmin. “De kennis van EIFFEL creëert hierin echte meerwaarde. Door menselijke kennis te combineren met techniek blijven we stappen vooruitlopen en kunnen we steeds grotere projecten oppakken, denk bijvoorbeeld aan het anonimiseren van parlementaire enquêtes.” Matthieu voegt toe: “We hebben ons de afgelopen twee jaar steeds verder verbeterd en helpen opdrachtgevers nu al met onder meer AVG- en VTH-verzoeken en het anonimiseren van zaken buiten de Woo.”

Door de kennis van de juristen van EIFFEL te combineren met de technologie van OCTOBOX blijven beide bedrijven vooroplopen en ontwikkelen zij zich voortdurend ten behoeve van de opdrachtgevers. Naast gemeenten helpen zij ook steeds meer opdrachtgevers binnen de Rijksoverheid met hun opgaven rondom de Wet open overheid.