Klokkenluidersreglement

EIFFEL wil maatschappelijk verantwoord ondernemen en een goed werkgever en opdrachtgever zijn. Het is daarom voor EIFFEL belangrijk dat er een duidelijke en veilige manier is om eventuele misstanden binnen EIFFEL of mogelijke inbreuken op het EU-recht door EIFFEL bespreekbaar te maken. In dit reglement is vastgelegd hoe je (een vermoeden van) eventuele misstanden of inbreuken op het EU-recht kunt melden, welke rechten je dan hebt en hoe EIFFEL om zal gaan met je melding.

Met het doen van een melding stel je EIFFEL in de gelegenheid maatregelen te treffen om het functioneren van EIFFEL als organisatie te verbeteren, ook draag je bij aan het verder ontwikkelen van een cultuur van openheid, aanspreekbaarheid en integriteit.

EIFFEL benadrukt dat je als melder, wanneer je te goeder trouw en in overeenstemming met deze regeling (een vermoeden van) een misstand met maatschappelijke impact of een inbreuk op het EU-recht meldt, niet bang hoeft te zijn voor strafmaatregelen of een oneerlijke behandeling.

Artikel 1: Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

melder: een natuurlijke persoon die in de context van zijn werk gerelateerde activiteiten een vermoeden van een misstand meldt of openbaar maakt. Onder werk gerelateerde context wordt verstaan toekomstige, huidige of vroegere werk gerelateerde activiteiten waardoor, ongeacht de aard van de werkzaamheden, personen informatie kunnen verkrijgen over misstanden, waarbij die personen te maken kunnen krijgen met benadeling indien zij dergelijke informatie zouden delen.
misstand: een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij schending of gevaar voor schending van:
a. een wettelijk voorschrift;
b. een gevaar voor de volksgezondheid;
c. een gevaar voor de veiligheid van personen;
d.een gevaar voor de aantasting van het milieu,
e. een gevaar voor het goed functioneren van EIFFEL als onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.
inbreuk op het EU-recht: een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is overeenkomstig artikel 2 van de Europese Richtlijn (EU)2019/1937 en betrekking heeft op volgende domeinen van het recht van de Europese Unie:
i. overheidsopdrachten;
ii. financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismebestrijding;
iii. productveiligheid en productconformiteit;
iv. veiligheid van vervoer;
v. bescherming van het milieu;
vi. stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
vii. veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
viii. volksgezondheid;
ix. consumentenbescherming;
x. bescherming van persoonsgegevens.
vermoeden van een misstand of inbreuk op het Unierecht: het vermoeden van een melder dat binnen EIFFEL sprake is van een misstand of een inbreuk op het EU-recht voor zover het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de melder bij EIFFEL heeft opgedaan.
adviseur: de adviseur is iedere natuurlijk persoon die het vertrouwen van de melder geniet en op wie uit hoofde van zijn beroep of ambt een geheimhoudingsplicht rust omtrent het aan hem/haar gemelde;
vertrouwenspersoon: diegene die door de ondernemingsraad van EIFFEL is benoemd om als zodanig te fungeren en van wie intern bekend is gemaakt dat hij of zij als zodanig fungeert;
externe derde: een autoriteit die bevoegd is om op te treden tegen de in lid 2 genoemde misstanden, dan wel de in lid 3 genoemde inbreuken op het EU-recht, en derhalve het meest in aanmerking komt om de externe melding van het vermoeden van een misstand of inbreuk op het EU-recht bij te doen;
Huis: Huis voor klokkenluiders als bedoeld in artikel 1 sub a van de Wet Huis voor klokkenluiders, dan wel conform de definitie als bedoeld in de opvolgende Wet bescherming klokkenluiders;
Afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling advies van het Huis, bedoeld in artikel 1 sub b van de Wet Huis voor Klokkenluiders, dan wel conform de definitie als bedoeld in de opvolgende Wet bescherming klokkenluiders;
Afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling onderzoek van het Huis, bedoeld in artikel 1 sub c van de Wet Huis voor Klokkenluiders, dan wel conform de definitie als bedoelt in de opvolgende Wet bescherming klokkenluiders;

Artikel 2: Toepassingsgebied

Deze regeling is van toepassing op misstanden binnen EIFFEL, dan wel vermoedens van misstanden binnen EIFFEL die op redelijke gronden zijn gebaseerd en waarbij een maatschappelijk en/of algemeen belang in het geding is en wordt voldaan aan artikel 1 lid 2, dan wel artikel 1 lid 4 van deze regeling. Deze regeling is ook van toepassing op inbreuken op het EU-recht binnen EIFFEL, dan wel vermoedens van inbreuken op het EU-recht binnen EIFFEL die op redelijke gronden zijn gebaseerd en waarbij wordt voldaan aan artikel 1 lid 3, dan wel artikel 1 lid 4 van deze regeling. De regeling heeft geen betrekking op situaties waarvoor andere procedures of reglementen gelden, of situaties die al zijn behandeld op grond van die procedures en reglementen, zoals onder andere klachtafhandeling, arbeidsrechtelijke geschillen, of het uiten van kritiek ten aanzien van gemaakte beleidsmatige keuzes.

Artikel 3: Informatie, advies en ondersteuning voor de melder

De melder kan een adviseur, zoals omschreven in artikel 1 lid 6, in vertrouwen raadplegen over een vermoeden van een misstand of een inbreuk op het EU-recht en zich desgewenst door deze adviseur laten vertegenwoordigen.
Ter zake het vermoeden van een misstand of een inbreuk op het EU-recht kan de melder de vertrouwenspersoon verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand of inbreuk op het EU-recht. De vertrouwenspersoon functioneert daarbij onafhankelijk van (de leiding van) EIFFEL. Contact met de vertrouwenspersoon kan worden opgenomen via: vertrouwenspersoon@eiffel.nl.
Indien de vertrouwenspersoon een melder bijstaat of vertegenwoordigt, dan is op de vertrouwenspersoon de rechtsbescherming van Hoofdstuk 2a van de Wet bescherming klokkenluiders.
Ter zake het vermoeden van een misstand of een inbreuk op het EU-recht kan de melder de Afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand of een inbreuk op het EU-recht.

Artikel 4 : Interne melding

De melder kan direct een externe melding doen zoals omschreven in artikel 8 van dit reglement en is niet verplicht een vermoeden van een misstand of inbreuk op het EU-recht in eerste instantie intern te melden, dit laatste heeft echter wel de voorkeur. Bij een interne melding kan de misstand of inbreuk op het EU-recht het snelst worden aangepakt en kan EIFFEL direct maatregelen nemen om de misstand of inbreuk op het EU-recht te stoppen.
Een interne melding kan worden gedaan bij de afdeling Legal van EIFFEL. Dit kan (door contact te leggen) via het e-mailadres: legal@teameiffel.nl . De melding zal door EIFFEL op vertrouwelijke wijze worden geregistreerd.
De melder kan het vermoeden van een misstand of inbreuk op het EU-recht ook anoniem intern melden via de vertrouwenspersoon van EIFFEL. Dit kan (door contact te leggen) via het e-mailadres: vertrouwenspersoon@eiffel.nl.

Artikel 5 : Vastlegging van de interne melding

De melder doet de melding bij voorkeur schriftelijk, maar kan ook mondeling een melding doen.
Indien de melder de melding van een vermoeden (deels) mondeling doet, wordt de melding, in overleg met de melder, schriftelijk vastgelegd en wordt de schriftelijke vastlegging van de melding ter goedkeuring en ondertekening voorgelegd aan de melder. De melder ontvangt van de schriftelijke vastlegging een afschrift.
De afdeling Legal stuurt binnen één week na ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging aan de melder, dan wel aan de vertrouwenspersoon. In de ontvangstbevestiging wordt zo nodig gerefereerd aan de oorspronkelijke (mondelinge) melding.
De afdeling Legal legt de melding schriftelijk vast en stelt het bestuur van EIFFEL op de hoogte van de melding, tenzij de melding een van de leden van het bestuur zelf betreft. In dat geval stelt de afdeling Legal een lid van het bestuur (niet zijnde het bewuste lid waarop de melding betrekking heeft) op de hoogte van de melding.
Indien de melder de melding van een vermoeden van een misstand of inbreuk op het EU-recht doet via de vertrouwenspersoon, stuurt de vertrouwenspersoon de melding, in overleg met de melder en op de wijze zoals met de melder is overeengekomen door naar de afdeling Legal, met vermelding van de ontvangstdatum. Indien de melder de melding van een misstand of inbreuk op het EU-recht (deels) mondeling doet, draagt de vertrouwenspersoon, in overleg met de melder, zorg voor een schriftelijke vastlegging hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt van de melding en de schriftelijke vastlegging hiervan een afschrift.

Artikel 6: Vertrouwelijkheid melding en identiteit van de melder

Het bestuur, de afdeling Legal en/of de vertrouwenspersoon draagt/dragen er zorg voor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor degenen die bij de behandeling van de melding betrokken zijn. De gegevens van de melding worden vernietigd indien het bewaren van de gegevens niet langer noodzakelijk is om te voldoen aan de Wet bescherming klokkenluiders of aan andere krachtens wet of Unierecht vastgestelde eisen.
Al degenen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn, maken de identiteit van de melder niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder en gaan met de informatie over de melding vertrouwelijk om.
Indien het vermoeden van een misstand of inbreuk op het EU-recht is gemeld via de vertrouwenspersoon en de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan de vertrouwenspersoon en stuurt de vertrouwenspersoon dit onverwijld door aan de melder.

Artikel 7: Standpunt

Nadat de melding is gedaan, zal de afdeling Legal deze binnen een redelijke termijn in behandeling nemen en informatie inwinnen naar aanleiding van de melding. Naar aanleiding daarvan zal de afdeling Legal besluiten welke acties passen en noodzakelijk zijn en deze als zodanig opvolgen. De afdeling Legal kan besluiten om een nader onderzoek in te stellen naar het gemelde vermoeden van een misstand of inbreuk op het EU-recht. Tijdens het onderzoek zal de melder worden gehoord.
Indien de melder de melding bij de vertrouwenspersoon heeft gedaan en de melder zijn of haar identiteit niet bekend wil maken, dan kan de afdeling Legal eventuele vragen schriftelijk via de vertrouwenspersoon aan de melder stellen. De vertrouwenspersoon zal de vragen doorgeleiden aan de melder die de vragen schriftelijk en anoniem kan beantwoorden. Vervolgens zal de vertrouwenspersoon de antwoorden op de vragen anoniem doorgeleiden aan afdeling Legal.
Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding, wordt de melder door de afdeling Legal of vertrouwenspersoon schriftelijk op de hoogte gesteld van de bevindingen en eventuele aanbevelingen omtrent het gemelde vermoeden van een misstand of inbreuk op het EU-recht. Daarbij wordt tevens aangegeven tot welke stappen de interne melding heeft geleid. Het standpunt wordt geformuleerd met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van de te verstrekken (bedrijfs)informatie en de ter zake geldende wettelijke bepalingen, zoals privacyregelgeving.
De afdeling Legal zal in een gesprek met de melder dan wel de vertrouwenspersoon het inhoudelijke standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand toelichten en de melder in staat stellen hier op te reageren.
Als het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt de melder door de afdeling Legal of door de vertrouwenspersoon hiervan voor het verstrijken van de periode van acht weken schriftelijk in kennis gesteld. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder het standpunt tegemoet kan zien. Deze aanvullende termijn mag maximaal vier weken bedragen.
De afdeling Legal zal het bestuur (of het lid van het bestuur) op de hoogte stellen van de bevindingen en aanbevelingen ten aanzien van de melding en de eventuele reactie van de desbetreffende melder.

Artikel 8: Externe melding

De melder kan een redelijk vermoeden van een misstand of inbreuk op het EU-recht extern melden.
De melder kan de externe melding doen bij een externe derde. Daarbij geldt dat de melding van het vermoeden van een misstand of inbreuk op het EU-recht plaats dient te vinden aan die externe derde/externe instantie die gemachtigd is om op te treden tegen de misstand of inbreuk op het EU-recht. De melder houdt enerzijds rekening met de effectiviteit waarmee die externe derde kan ingrijpen en anderzijds met het belang van EIFFEL bij een zo gering mogelijke schade als gevolg van dat ingrijpen. Onder externe derden wordt in ieder geval verstaan:
1. een instantie die belast is met de opsporing van strafbare feiten;
2. een instantie die is belast met het toezicht op de naleving van het bij of krachtens enig wettelijk voorschrift, dan wel EU-recht bepaalde;
3. een andere daartoe bevoegde instantie waar het vermoeden van een misstand kan worden gemeld, waaronder de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders.

Artikel 9: Rechtsbescherming melder

De melder die te goeder trouw zowel in formeel als in materieel opzicht zorgvuldig handelt, wordt in zijn rechtspositie beschermd. Onder deze bescherming wordt verstaan dat de melder door of vanwege zijn of haar melding op geen enkele wijze wordt benadeeld. Ook zal EIFFEL in dat geval de melder niet aansprakelijk stellen voor eventuele schade die EIFFEL leidt als gevolg van de melding. EIFFEL zal in een dergelijk geval ook niet op grond van een andere rechtsgrond een vordering instellen op of een gerechtelijke procedure starten tegen de melder naar aanleiding van de melding. De bescherming op grond van dit artikel geldt niet in geval van misbruik in de zin van artikel 11 van deze regeling.
Onder benadeling in de zin van lid 1 van dit artikel wordt onder andere, maar niet uitsluitend, verstaan:
1. ontslag of schorsing;
2. een boete als bedoeld in artikel 650 van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek;
3. demotie;
4. het onthouden van bevordering;
5. een negatieve beoordeling;
6. een schriftelijke berisping;
7. overplaatsing naar een andere vestiging;
8. discriminatie;
9. intimidatie, pesterijen of uitsluiting;
10. smaad of laster;
voortijdige beëindiging van een overeenkomst voor het leveren van goederen of diensten.
Onder benadeling wordt tevens verstaan een dreiging met en een poging tot benadeling;
EIFFEL draagt er zorg voor dat leidinggevenden en collega’s van de melder zich onthouden van iedere vorm van benadeling in verband met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand of inbreuk op het EU-recht, die het professioneel of persoonlijk functioneren van de melder belemmert. Hieronder wordt in ieder geval verstaan:
1. het pesten, negeren en uitsluiten van de melder;
2. het maken van ongefundeerde of buitenproportionele verwijten ten aanzien van het functioneren van de melder;
3. het feitelijk opleggen van een onderzoeks-, spreek-, werkplek- en/of contactverbod aan de melder of collega’s van de melder, op welke wijze dan ook geformuleerd;
4. het intimideren van de melder door te dreigen met bepaalde maatregelen of gedragingen als hij zijn melding doorzet.
EIFFEL spreekt medewerkers die zich schuldig maken aan benadeling van de melder daarop aan en kan hen een waarschuwing of een disciplinaire maatregel opleggen.
Van formeel zorgvuldig handelen, zoals genoemd in lid 1 van dit artikel, met betrekking tot het doen van een externe melding, is sprake indien de melder bij externe melding zoals voorzien in deze regeling de feiten op een passende en evenredige wijze bekend maakt.
1. Van materieel zorgvuldig handelen, zoals genoemd in lid 1 van dit artikel, is sprake indiende melder een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden heeft dat de betreffende feiten juist zijn.

Artikel 10 Rechtsbescherming Vertrouwenspersoon en Adviseur

Het bepaalde in artikel 9 is ook van toepassing op de vertrouwenspersoon die uit hoofde van zijn/haar functie betrokken is bij de afhandeling van de melding.
Het bepaalde in artikel 9 is ook van toepassing op de adviseur van de melder, indien deze ook bij EIFFEL in dienst is, of werkzaam is voor EIFFEL, zoals omschreven in artikel 1 lid 1.
Het bepaalde in artikel 9 is ook van toepassing op (de medewerker(s) van de) afdeling Legal die de melding in behandeling heeft/hebben.

Artikel 11 Misbruik van de Klokkenluidersreglement

Misbruik van deze regeling door een melder wordt door EIFFEL zeer serieus genomen en kan leiden tot juridische maatregelen, waaronder moet worden verstaan, maar niet beperkt is tot, disciplinaire maatregelen, de beëindiging van de arbeidsrelatie met de desbetreffende melder.

Artikel 12: Slotbepalingen

Deze regeling treedt in werking op 11 april 2023.
Deze regeling wordt algemeen bekend gemaakt en is te vinden op www.eiffel.nl/klokkenluiden.

Team EIFFEL