Klantcase: Hoe de inzet van een stakeholdermanager ervoor zorgt dat gemeenten de P&C stukken volledig, op tijd en juist opleveren
De oplossing voor efficiënte Planning en Control cyclus bij gemeenten
Interne beheersing is een groeiend thema binnen gemeenten. De Planning & Control cyclus speelt hierin een grote rol. Met deze cyclus krijgt de gemeente inzichtelijk in hoeverre doelstellingen zijn bereikt en welke financiële middelen daarvoor zijn gebruikt. De gemeenten waar EIFFEL hulp bood liepen allemaal tegen hetzelfde probleem aan: ze schoten tekort als het aankwam op het regelen van hun middelen en mankracht en haalden daardoor de gestelde doelen niet. Dit probleem werd onder meer veroorzaakt door de lange doorlooptijden in de P&C cyclus. In deze klantcase bespreken we hoe een stakeholdermanager, een tussenpersoon, voor duidelijkheid zorgt en wat dat een organisatie oplevert.
Situatieschets
Het komt binnen gemeenten vaak voor dat mensen en middelen in de P&C cyclus moeilijk op gang komen. Dit komt door medewerkers die het grotere, gezamenlijke doel niet inzien. Gevolg is dat de doelen die bovenaan de agenda van de gemeente staan niet worden gehaald en daar merken inwoners van de desbetreffende gemeente direct de negatieve gevolgen van. Denk hierbij aan gevolgen rondom het installeren van warmtepompen, het aansluiten van zonnepanelen of de aanleg van het netwerk voor het laden van elektrische auto’s. Om die gevolgen te voorkomen is het belangrijk om te weten welke medewerkers en middelen ingezet moeten worden. Een veelvoorkomende opgave is dat de medewerkers die met de cyclus te maken hebben, ook last hebben van het ‘not-invented-here’-syndroom, waarbij zaken of problemen die niet direct te maken hebben met hun afdeling worden genegeerd of afgewezen. Hierdoor komt het ontwikkelen van oplossingen voor maatschappelijke problemen in het geding en komt ook het vertrouwen vanuit de inwoners in gevaar, omdat je als gemeente je beloftes niet nakomt.
Een actueel voorbeeld is de kritiek op gemeentes over het aanleggen van flexwoningen. Van de ruim 2000 door minister voor Wonen, Hugo de Jonge, aangeschafte flexwoningen liggen er zo’n 1900 in de opslag. Gemeenten zijn medeverantwoordelijk voor dit fiasco, omdat zij als uitvoerend orgaan deze woningen kunnen opeisen voor hun inwoners. Vanuit EIFFEL herkennen wij dit probleem en helpen we onze cliënten hierbij. We kijken naar welke middelen een gemeente heeft, wat de mankracht is, wat de sterke en zwakke punten zijn en hoe we met deze gegevens de opgestelde doelen kunnen behalen. Met onze hulp lukt het gemeenten om op een efficiënte manier de gestelde doelen, zoals het aanschaffen van flexwoningen, te behalen.
Een P&C cyclus zonder een efficiënte sturing is vergelijkbaar als het openbaar vervoer zonder vaste vertrektijden
- Medewerker Interne Controle – Middelgrote gemeente
Hulpvraag
De verschillende gemeenten die ons benaderden vroegen allemaal om hulp met zaken als het implementeren van warmtepompen in bepaalde wijken, minima voorzien van informatie en kennis over hun rechten wat betreft ondersteuning vanuit de gemeente en met het stimuleren van de elektrificatie van het wagenpark in een gemeente. Oftewel, allemaal sociaal relevante vragen waar de gemeente niet direct een antwoord op heeft. Het organiseren van deze zaken kan een lastige klus zijn, zeker als dit niet iets is wat dagelijks gedaan wordt. EIFFEL biedt jarenlange expertise op het gebied van procesverbeteringen en kan hier een uitkomst bieden. Onze rol is het zorgen voor sociale cohesie tussen de gemeente en haar inwoners, maar daarbij voorkomen we dat de P&C cyclus als oplossing voor alle problemen wordt gezien. Wij zien regelmatig dat de interne sfeer verwacht dat externe hulpmiddelen al hun problemen gaan oplossen, maar dit werkt niet. Wij zien onszelf niet als de oplossing, maar als een extra persoon die de organisatie komt helpen.
Aanpak
Zodra EIFFEL een organisatie binnenkomt is onze eerste stap het scherp krijgen van het doel van de organisatie. Vervolgens kijken we naar wie allemaal betrokken zijn bij de opgestelde kwestie, zowel de interne als externe stakeholders. Het scherp hebben van wie waar te vinden is en wat hun rol in het proces is, is cruciaal voor een optimale P&C cyclus. We gebruiken hierbij verschillende tools, zoals process maping, de Roos van Leary en stakeholder mapping.
We merken vaak dat de interne sfeer van een organisatie niet staat te springen om hulp van een externe factor. Medewerkers willen graag doorgaan met het werken op een manier die ze kennen en geen veranderingen toepassen. We leggen de focus in het begin dan ook op het opbouwen van een goede relatie met de betrokken interne stakeholders. Zij hebben tenslotte invloed op het behalen van het vooraf gestelde doel. Mede dankzij deze relatie wordt het mogelijk om mankracht te mobiliseren en draagkracht te creëren, waardoor verandering gerealiseerd kan worden. De Roos van Leary is hierbij belangrijk, omdat je dankzij dit instrument een sociale relatie opbouwt met je interne medewerkers. Het nut hiervan is dat je je medewerkers op een voor hun prettige manier aanspreekt, waarmee je draagkracht creëert.
Tegelijk met deze interne klus, gaat de organisatie ook op zoek naar de externe stakeholders en wordt een extern netwerk van mensen die de verandering ondersteunen opgezet. Dit doen we door middel van stakeholder mapping. Wie is betrokken bij deze zaak en wat is zijn rol? Door deze vraag te beantwoorden krijg je inzicht in welke factoren van buitenaf invloed hebben op je P&C cyclus.
Daarnaast verkrijg je met behulp van process mapping inzicht in welke taken moeten worden uitgevoerd en onderzoek je zaken die een probleem vormen. Dankzij dit inzicht kunnen problemen in het begin al opgelost worden in plaats van gedurende het proces. Tijdens process mapping kijken we wie welke handelingen uitvoert en welke middelen daarvoor gebruikt worden. Bij deze stap wordt ook duidelijk welke medewerkers openstaan voor verandering en wie meer aandacht nodig heeft om mee te gaan.
Oplossing
Het realiseren van een effectievere P&C cyclus is vaak simpel te realiseren door een tussenpersoon, een stakeholdermanager, aan te wijzen. De stakeholdermanager creëert meer duidelijkheid vooraf en tijdens het proces. Stakeholders weten daardoor wat er van hen verwacht wordt en krijgen nu ook inzicht in de verantwoordelijkheden van andere stakeholders en afdelingen. Hierdoor wordt de kans groter dat zij de P&C stukken op tijd aanleveren. Ze weten tenslotte welke bottlenecks ontstaan op het moment dat zij hun werkzaamheden niet op tijd afronden. Zo ontstaat er een mate van bewustwording in de organisatie. De stakeholdermanager houdt het proces in de gaten en kan direct optreden als er vertraging ontstaat.
Tegelijkertijd heeft het inzetten van een stakeholdermanager ook direct invloed op het maatschappelijke aspect: het bevorderen van de leefomgeving van een gemeente op de meest efficiënte en maatschappelijk verantwoorde manier.
Kortom, de inzet van een stakeholdermanager verzekert dat de juiste richtlijnen rondom de P&C cyclus worden gevolgd, waardoor de stukken worden opgeleverd volgens wet- en regelgeving.
Benieuwd hoe je ervoor zorgt dat het gehanteerde beleid meetbaar is en dat de P&C-instrumenten daadwerkelijk worden gebruikt? Wij denken graag mee.
Eldin Oric
Professional Finance en Bedrijfsvoering Lokale Overheid
De samenwerking binnen de P&C cyclus van een gemeentelijke instelling is alleen doeltreffend als de verwachtingen op elkaar zijn afgestemd
- Adviseur Onderzoek Inkoop en Aanbesteding – Grote gemeente
Resultaat
Het resultaat is dat een organisatie niet steeds opnieuw een externe kracht in hoeft te zetten tijdens het aanleveren van de stukken. Ook ontstaan er geen extra kosten door vertraging of onjuistheid in het proces. De inzet van een stakeholdermanager voorkomt extra kosten en zorgt dat er naast efficiëntie ook veel duidelijkheid wordt gecreëerd.
Onze klussen variëren, het resultaat niet. De klussen waar we bij betrokken zijn geweest variëren in grootte van het team, tijdsdruk en beschikbaarheid van middelen, maar wij hebben keer op keer laten zien dat EIFFEL altijd een oplossing in huis heeft en de klant verder helpt. De focus van EIFFEL ligt altijd op kwaliteit, maar wij werken binnen de tijdsgrenzen die zijn opgelegd vanuit het Rijk. Ons doel is om een organisatie verder te helpen zodat het proces niet alleen tijdens de inzet van de stakeholdermanager goed verloopt, maar dat dit het fundament wordt voor een gewaarborgd proces. Alle lijnen rondom de P&C cyclus van een organisatie worden met behulp van EIFFEL duidelijk en gestroomlijnd, we zorgen voor verbindingen en afspraken binnen een organisatie. Zo weten stakeholders elkaar ook in de toekomst efficiënter vinden.
Een project dat niet gerealiseerd kan worden door de gemeente, omdat de organisatie problemen heeft met het organiseren ervan is natuurlijk zonde. Daarom zorgen we bij EIFFEL er altijd voor dat het proces soepel verloopt. Daarbij wordt het doel, een gelukkige inwoner en een tevreden gemeente, altijd vooropgesteld. Zo behalen we overal waar we komen een zo goed en efficiënt mogelijk resultaat.
