Gestroomlijnde werkprocessen en afdelingsoverstijgende oplossingen
Een juridisch innovatieve aanpak voor gemeentes
Wat we vaak horen als we spreken met gemeentes is dat afdelingen op hun eigen ‘eiland’ opereren. Iedere afdeling heeft haar eigen kennis en informatie. Problemen en verbeteringen worden veelal nog op afdelingsniveau bekeken. Een gemiste kans!. Uitwisseling van kennis leidt tot meer inzicht en een betere afstemming van overlappende werkprocessen.
EIFFEL is ingehuurd door een gemeente waar geen overzicht was in huur-, bruikleen- en onderhoudsovereenkomsten. De gemeente gebruikte steeds verschillende soorten overeenkomsten en ieder stadsdeel had een eigen werkwijze. Niet het meest efficiënt, maar het werkte. Toen de overgang naar digitalisering kwam, werden werkprocessen complexer en het overzicht raakte verloren. Digitalisering vraagt dan ook om een nieuw ontwerp van oude werkprocessen. Met de kennis en ervaring die er is, maakt digitalisering ruimte voor de menselijke maat en persoonlijk contact.
De uitdaging
De gemeente had al meerdere pogingen gedaan om inzicht te krijgen in alle aanwezige overeenkomsten, maar dit had nog niet tot een compleet overzicht geleid. Onze Legal Innovation consultants hadden daarom de volgende doelstellingen:
- Makkelijk vindbare en doorzoekbare contracten
- Uniformiteit in de inhoud van nieuwe en bestaande contracten (actualisatie)
- Maatwerk waar nodig
- Automatiseren van werkprocessen
Onze oplossing
De aanpak van ons Legal Innovation team is gebaseerd op Design Thinking. De kern van deze aanpak is het breed onderzoeken van een probleem met focus op de gebruiker. Wij zijn daarom de eerste twee weken met zoveel mogelijk mensen in gesprek gegaan die op enige manier met ons 'onderwerp' te maken hebben gehad. Daarbij zijn we op zoek gegaan naar de verhalen en inzichten van medewerkers die al jaren voor de gemeente werken. Hierdoor kregen wij inzicht in waar de overeenkomsten te vinden waren, en hoe deze destijds zijn gesloten. Na elk gesprek bespraken we de nieuwe inzichten. Zit iets anders dan we dachten en welke nieuwe vragen hebben we?
Pas toen wij het probleem helder hadden, zijn we samen met de gebruikers gaan denken over oplossingen. Dat klinkt logisch, maar het is een veelvoorkomende valkuil om direct op zoek te gaan naar nieuwe ideeën en oplossingen. Het is belangrijk om goed te luisteren naar de gebruiker, aangezien dit de persoon is die uiteindelijk met de oplossing moet gaan werken.
Binnen twee maanden hadden we een overzicht gecreëerd van de aanwezige overeenkomsten binnen de gemeente. De volgende stap was om na te denken over de toekomst; waar moeten nieuwe overeenkomsten voor worden gemaakt, wat moet daarin komen te staan, en hoe pakken we dit effectief aan? Hoe kom je tot een zo eerlijk mogelijke oplossing voor zowel de gemeente als de burger? Met deze vragen in het achterhoofd hebben we uiteindelijk nieuwe contracten gemaakt, en de processen gecentraliseerd.
Wij helpen uw juridische organisatie naar een hoger level. Door het optimaliseren van juridische processen. Het digitaliseren van repeterende werkzaamheden. Of door extra juridische capaciteit en trainingen. EIFFEL biedt het complete plaatje; van praktische adviezen tot rake implementaties.
Meer weten? Neem contact met ons op.
Thirza van Haaften
Business manager
Bottomline
Bijblijven is niet genoeg. Ook gemeenten moeten voorblijven. Doordat onze consultants met een open blik te werk gingen, konden zij snel de knelpunten in de organisatie ontdekken. Het resultaat? Een gebruiksvriendelijk, compleet en geactualiseerd overzicht van alle overeenkomsten. En een gestandaardiseerde aanpak met oog voor persoonlijk contact waar nodig.
