Geen piekbelasting meer met de Woo-desk

In het najaar van 2022 sloegen dienstverlener EIFFEL en softwarebouwer OCTOBOX de handen ineen om juridische slagkracht en technologie te bundelen: met de lancering van de Woo-desk werd een slimme oplossing ontwikkeld om de juridische druk rondom Woo-verzoeken drastisch te verminderen. Een half jaar later zijn de opbrengsten veelbelovend: “Ik durf te stellen dat we hiermee de sleutel in handen hebben om piekbelasting bij Woo-verzoeken structureel achter ons te laten.”

Wet open overheid

Hoewel de inwerkingtreding van de Wet open overheid (Woo) als opvolger van de Wob nog in volle gang is, zijn de eerste effecten van deze nieuwe wet al duidelijk zichtbaar. Dat valt voor juridische afdelingen binnen bestuursorganen niet mee: verzoeken tot openbaring van documenten nemen fors toe en daarmee ook de werkdruk. Daar vonden EIFFEL en OCTOBOX een oplossing voor: “Wij geloven dat technologie het juridische werkveld enorm kan verbeteren. Vanuit die overtuiging hebben wij de Woo-desk gelanceerd” vertelt Lorrain Groote Woortmann, legal innovation consultant bij EIFFEL. “Het anonimiseren van documenten bij Woo-verzoeken gebeurt vaak nog zonder inzet van software. Dat is tijdrovend, foutgevoelig en dat maakt het werk van juridische teams er niet gemakkelijker op. De druk is hoog, terwijl juristen juist veel meer waarde toevoegen als ze aan de toekomst, structurele verbeteringen en complexe beleidsvraagstukken van de organisatie werken.”

Met de Woo-desk zorgt EIFFEL voor volledige ontzorging van juridische teams bij bestuursorganen. Die ontzorging loopt van het aannemen van verzoeken tot besluit of bezwaar door haar juristen. Daar wordt de slimme AI-software van OCTOBOX op toegepast en op maat voor ingericht. “Als grootste juridische dienstverlener van Nederland hebben wij altijd de juiste capaciteit beschikbaar, ook bij extreme piekbelasting”, aldus Groote Woortmann.

Win-win-win

Dat de Woo-desk voor zowel bestuursorganen als burgers en juristen inderdaad een win-win-win oplossing is, onderschrijft Peter van der Linden, adviseur kwaliteit WMO en Jeugd bij de gemeente Almere: “Ten aanzien van Woo-aanvragen kennen wij uitdagingen die veel organisaties zullen herkennen: schaarse juridische capaciteit, ontbrekende kennis van de Woo en het gemis van anonimiseringssoftware. Het is heel fijn dat de aanvragen door de inzet van de Woo-desk toch versneld tot een eindfase kwamen en wij daarin volledig ontzorgd werden. Dat had een positieve impact op onze organisatie, op de burgers van Almere én op het werk van onze eigen juristen. Met name de toewijding, inzet en hulp van de betrokken jurist heb ik zeer gewaardeerd.”

De voorlopige cijfers bevestigen de grote stap vooruit die bestuursorganen met de Woo-desk zetten. Gemeente Almere behoort tot de eerste groep van 15 organisaties die de Woo-desk heeft omarmd. Met een structurele kwaliteitsverhoging en een gemiddelde tijdsbesparing van 60% binnen deze groep blijkt de oplossing sneller, efficiënter, minder foutgevoelig en daarmee kostenbesparend te zijn. “Bovendien is het werk van juristen toekomstgerichter en leuker geworden”, besluit Groote Woortmann. “Een niet te onderschatten voorwaarde om met je eigen mensen aan de toekomst van je organisatie te bouwen.”