De organisatie als achilleshiel bij S&OP

Als toegewijde supply chain consultants zien wij dagelijks dat S&OP essentieel is binnen een bedrijf. Het helpt de schakels in de keten optimaal te presteren en draagt zo bij aan het realiseren van de bedrijfsdoelen. Uit kennissessies met onze klanten blijkt dat het aanpassen van het proces en systeem op S&OP nog niet garant staat voor een succesvolle implementatie. Wat valt op: regelmatig is de mens onvoldoende voorbereid op een transitie naar S&OP. 

Dit artikel schetst uitdagingen rondom het betrekken van de mens in S&OP. Daarna kijken we naar de voordelen van S&OP en vervolgens naar mogelijkheden om jouw bedrijf te begeleiden naar een succesvolle S&OP implementatie.  

Vier veelvoorkomende uitdagingen

1. Gebrek aan betrokkenheid bij forecasting 
   Forecasts worden vaak niet door alle afdelingen binnen een bedrijf gebruikt, wat zorgt voor een diffuus proces. Op het moment dat niet iedere afdeling dezelfde forecasts gebruikt kan dit namelijk leiden tot stock outs en/of hogere voorraadkosten. 
2. Het gebruik van targets per afdeling
   Het onjuist gebruiken van targets per afdeling zorgt voor interne competitie. Het is daarom belangrijk om te zoeken naar meetbare resultaten die het belang van de keten vertegenwoordigen. Zo werken alle schakels in het belang van de keten en wordt de organisatie dezelfde kant op gestuurd.  
3. Het werken in silo’s
   Kennisdeling is een essentieel onderdeel van S&OP. Op het moment dat er onvoldoende wordt samengewerkt tussen betrokken afdelingen zijn de verbeteringen in efficiëntie verwaarloosbaar. In de praktijk gebeurt het namelijk nog vaak dat pas na het genereren van een order de productie aangeeft dat de geplande verkopen niet haalbaar zijn. 
4. Het gebruik van data
   Een gebrek aan voldoende (kwalitatieve) data binnen een bedrijf verhindert transparantie in de keten. Het op orde hebben en vooral houden van relevante data voorkomt verslechterde implementatietijd en betrokkenheid rondom S&OP. 

S&OP en de succesfactoren op het gebied van organisatie

Met S&OP zet je een stuur op je keten. Dit strategische proces zorgt ervoor dat de keten synchroniseert. Door effectiever in te spelen op marktveranderingen verlaag je de totale kosten in verhouding tot de gerealiseerde inzet.  

S&OP in het kort

• S&OP biedt veel voordelen, waaronder het verminderen van voorraadoverschotten, het verbeteren van klanttevredenheid en het vergroten van de totale bedrijfsflexibiliteit. 
• Het proces omvat de samenwerking tussen verschillende afdelingen binnen een organisatie, waaronder verkoop, productie en financiën.  
• De scope richt zich op middellange, tactische termijn. Het is bedoeld om issues op tijd te signaleren, te besluiten over corrigerende acties en om uiteindelijk de strategische doelen te behalen.  
• Dit alles met als doel om in een terugkerend ritme consensus en commitment te bereiken over één sales & operationsplan.  

Een beter demand-plan
Door de juiste afdelingen (sales, marketing, operations en finance) te betrekken bij het maken van de forecast kan een beter demand-plan worden opgesteld. Dit plan, in combinatie met de input van productie over de (on)mogelijkheden ervan, leidt tot een verbeterd demand-plan met hogere klanttevredenheid en lagere voorraadkosten.  

Cross functionele teams
Door cross functionele teams op te richten wordt kennis effectiever gedeeld en wordt er meer samengewerkt tussen afdelingen. Betrek de medewerkers die bevoegd zijn om beslissingen te nemen, zodat de gaten ook echt gedicht kunnen worden. Denk daarbij aan een situatie waarin productie aangeeft dat een demand-plan niet haalbaar is vanwege te weinig capaciteit. Dan is het noodzakelijk dat een medewerker aanwezig is die kan besluiten om bijvoorbeeld extra capaciteit elders in te kopen en zo het gat te dichten. Als er in de vergadering geen beslissingen gemaakt worden, gaat de vergadering lijken op een koffiepraatje en verliezen medewerkers interesse in S&OP.   

Overkoepelende doelstellingen
Zorg voor een duidelijke en door directie gedragen strategie van overkoepelende doelstellingen. Zo voorkom je interne competitie. Het gezamenlijk bepalen van de voor S&OP relevante doelstellingen is hierin essentieel. Zo vergroot je de betrokkenheid binnen de organisatie. Maak daarnaast duidelijk hoe S&OP gaat bijdragen aan het behalen van doelstellingen van het bedrijf en de individuele afdelingen.

Op weg naar een succesvolle implementatie

“… een strategisch proces dat een organisatie in staat stelt de keten te synchroniseren.” Dat klinkt heel mooi, maar wat betekent het voor jouw organisatie en hoe word je écht succesvol met S&OP.  

De hierboven genoemde adviezen gaan niet over één nacht ijs. We begrijpen dat je niet zomaar je operatie stil kunt leggen. Er is niet zomaar tijd en ruimte om S&OP op te tuigen of uit de ijskast te halen. Wij kunnen vanuit onze rol en ervaring met een ‘unbiased’ blik jullie bedrijf bij elkaar brengen. Binnen EIFFEL hebben we ervaring met in het maken van winnende teams. Zo maken wij van een half vastgeroest proces het belangrijkste uurtje van de werkweek. Ook zorgen we dat alle neuzen dezelfde kant op wijzen.  

Als consultants staan wij met de voeten in de klei en daarom begrijpen we de complexiteit van de praktische uitdagingen in de supply chain. Wij kennen het klappen van de zweep en kunnen je helpen bij het implementeren van een S&OP-oplossing, afgestemd op jullie unieke bedrijfsbehoeften. Zo tillen we jouw bedrijf naar een hoger niveau dankzij een optimale supply chain met S&OP.