Nieuwe stap in financiële transformatie:
Nóg meer grip en geautomatiseerde financiële controle
In organisaties met veel financiële transacties en complexe structuren ligt de uitdaging niet alleen in het verwerken van grote volumes, maar in het structureel verbeteren van processen, systemen en samenwerking. Zeker wanneer er tegelijkertijd moet worden voldaan aan strikte compliance-eisen zoals SOX.
Dat is waar financiële transformatie om draait: processen herinrichten, technologie slim inzetten en eigenaarschap organiseren. Met als resultaat betrouwbare rapportages, minder risico’s en ruimte voor groei.
In deze case leest u hoe een gefaseerde aanpak leidde tot meer grip, betrouwbaarheid en snelheid in de financiële processen.
Dankzij de inzet van Eugenie Heijtveldt hebben we niet alleen grip op onze financiële processen gekregen, maar ook een sterke basis gelegd voor verdere groei en digitalisering.
De uitdaging: in 3 projecten richting volledige financiële controle
Voor deze organisatie lag de uitdaging bij het optimaliseren van financiële processen, vooral gezien het grote aantal dagelijkse transacties en de complexiteit van de bedrijfsstructuren.
De transformatie bestond uit 3 afzonderlijke projecten, die elk voortborduurde op de resultaten en geleerde lessen van de vorige. Zo ontstond een logisch groeipad richting financiële controle en digitalisering.
- Optimalisatie van het reconciliatieproces
Het eerste project draaide om de implementatie van een nieuw aanvullend betaalmiddel binnen het bestaande reconciliatiepakket. Omdat dit pakket geen boekhoudpakket is en geen directe koppeling had met het financiële ERP-systeem, was het een uitdaging om het systeem zowel technisch als financieel sluitend te krijgen. - Integratie van International Holdings voor de afdeling Finance
Na afronding van het eerste project volgde de integratie van International Holdings in de financiële administratie. Dit betrof het opzetten en inrichten van administraties in Dynamics, het inhalen van achterstanden en het opleveren van jaarrekeningen in samenwerking met belastingadviseurs. Na succesvolle implementatie is dit project overgedragen aan de vaste medewerkers van Finance. - Implementatie van geautomatiseerde administratie voor Operations
Het derde en meest ingrijpende project was het gezamenlijk bedenken en implementeren van een geautomatiseerde financiële administratie voor Operations. Deze administratie moest voldoen aan strikte SOX-compliance-eisen en een solide basis bieden voor betrouwbare financiële rapportages.
Aanpak: uitgevoerd door de consultant, gedragen door de organisatie
De transformatie werd geleid door finance projectmanager Eugenie Heijtveldt en gedragen door de organisatie. Zij werkt met het projectteam stapsgewijs aan de transformatie van de financiële processen. In samenwerking met interne afdelingen, BI-specialisten en externe leveranciers zijn onder andere de volgende stappen gezet:
- Procesoptimalisatie rondom de reconciliatie van het nieuwe betaalmiddel
- Aansluiting van maandrapportages met Dynamics
- Training van medewerkers in nieuwe systemen en processen
- Ontwikkeling van BI-rapportages voor direct en betrouwbaar inzicht
- Opzet van een SOX-compliant administratie met bijbehorende IT-frameworks
- Verbeterde controlemechanismen en efficiëntere inrichting van processen binnen Operations
- Meer intensieve samenwerking tussen Operations, Finance en het BI-team
Door diepgaande kennis van zowel systemen als processen ontstond een effectieve brug tussen operationele efficiëntie en financiële nauwkeurigheid.
De eerste resultaten én de vervolgstappen
Hoewel het derde project nog in uitvoering is, zijn de eerste resultaten al zichtbaar:
- Efficiëntere processen
Handmatige reconciliatie wordt vervangen door geautomatiseerde controles, wat tijd bespaart en fouten vermindert. - Betrouwbare financiële rapportages
Na afronding van het project beschikt de organisatie over volledig geautomatiseerde maandrapportages die SOX-proof zijn en de juiste stuurinformatie bieden. - Verbeterde samenwerking
Finance en Operations werken nauwer samen, waardoor de financiële verantwoording strakker wordt geborgd. - Snellere signalering van verstoringen
Dankzij real-time inzicht kunnen afwijkingen straks sneller worden opgevolgd, wat leidt tot minder klantvragen en soepelere interne processen.
Momenteel worden de systemen en rapportages verder geïmplementeerd, met als doel afronding van de procesoptimalisatie en geautomatiseerde rapportages deze zomer. Focus lag op implementatie, training en structurele verbetering.
“Toen we de eerste nieuwe rapportages presenteerden bij de opdrachtgever, zagen we alleen maar blije gezichten. Dit geeft zoveel meer inzicht, betrouwbaarheid en sturingsinformatie”, vertelt Eugenie.
Bottomline
Financiële transformatie is geen kwestie van één ingreep, maar van slim bouwen aan een solide financiële organisatie.
Dankzij onze inzet optimaliseert de organisatie niet alleen haar financiële processen, maar legt zij ook een solide basis voor verdere digitalisering en groei. Waar eerst veel handmatig en versnipperd gebeurde, ontstaat nu één samenhangend, geautomatiseerd proces dat de financiële organisatie in control brengt.
Meer weten?
Bij EIFFEL Finance zorgen we ervoor dat processen soepeler lopen, minder handmatig zijn, en dat collega’s snappen wat de cijfers betekenen. Zo wordt finance niet alleen een ondersteunende dienst, maar een echte partner in de organisatie.
Benieuwd hoe EIFFEL uw organisatie kan helpen met een financiële transformatie? Neem contact op met Thiemo Zeeman en ontdek de mogelijkheden.
