Administratieve lastenverlichting in de forensische zorg
Minder registreren, meer vertrouwen
Het is een veelgehoorde klacht van iedereen die met mensen werkt: Ik ben te veel tijd kwijt aan administratieve taken. Het registreren van geleverde zorg, bijvoorbeeld, is belangrijk, maar moet niet ten koste gaan van de tijd met de cliënten. En dat is nu vaak wel het geval. Instellingen willen minder tijd besteden aan administratieve taken, maar vinden het lastig dit in de praktijk te organiseren. Wij hielpen forensische zorginstellingen met het verminderen van administratieve taken in opdracht van de taskforce forensische zorg. We begeleidden een experiment waarbij indirecte tijd niet meer werd geregistreerd door behandelaren maar aan de achterkant met een opslag werd toegevoegd. Zo kregen instellingen een administratieve lastenverlichting, terwijl ze zich meteen voorbereiden op het nieuwe zorgprestatiemodel, waarbij indirecte tijd helemaal niet meer wordt geregistreerd.
De uitdaging
Zorg leveren is zo makkelijk nog niet. En vooral forensische zorg, waarbij talloze partijen zijn betrokken, is een complexe samensmelting van menselijke handelingen met strakke regels rondom de registratie hiervan. Om druk weg te nemen en meer tijd te maken voor de patiënt, is besloten de administratieve lastendruk te verlagen. Maar dat vraagt om omdenken: Jaren is aangestuurd op een productiviteitsnorm op basis van op de directe en indirecte tijd. Het is een verandering wat veel vraagt van alle partijen: de behandelaren, het management en ondersteunende diensten. Vooral het loslaten en sturen op vertrouwen van de behandelaren was iets wat regelmatig terugkwam tijdens het experiment.
Onze oplossing
Om de administratie van de indirecte tijd te verlichten, startten we met een experiment bij verschillende zorgaanbieders. We stelden een plan van aanpak op met daarin de projectduur, tijdlijnen en andere belangrijke mijlpalen, duidelijke instructies, en voorbeelden en ervaringen uit de praktijk. Eenvoudig en breed toepasbaar in de forensische behandelzorg én in lijn met de nieuwe bekostiging.
Meten
Om de daadwerkelijke administratieve lastenverlichting in kaart te brengen, hebben we bij alle deelnemende instellingen twee metingen uitgevoerd: een kwalitatieve en een kwantitatieve meting. De kwalitatieve meting is uitgevoerd via een enquête die vroeg naar de beleving van de administratieve last. De kwantitatieve meting berekende de daadwerkelijke tijdwinst. Na afloop van het experiment bleek dat op beide onderdelen tijdwinst was behaald.
Hulp nodig bij de implementatie van het Zorgprestatiemodel? Neem contact met mij op.
Anke Wessels-Heesakkers
Business unit director Zorg
"Het stoppen van registreren van indirecte tijd, bespaart tijd voor de behandelaar, maar het loslaten daarvan voelt ook wel even ongemakkelijk. Naast de behandelaar vraagt het omdenken en moed voor managers, en iedereen die zich met sturing bezighoudt. Het levert als dat lukt ook veel op, en door nu anders te kijken naar tijdregistratie en dit vast te gaan houden, leren we veel, bijvoorbeeld ten aanzien van sturing en het zorgprestatiemodel.”
- René Aaldering, manager Zorg Control, één van de deelnemers
Bottomline
Dankzij de mooie samenwerking met verschillende instellingen, heeft Taskforce Forensische Zorg kunnen onderzoeken hoeveel tijdsbesparing het niet registreren van indirecte tijd kan opleveren. Niet alleen leverde het meer tijd op, maar ook zorgde het niet registreren van indirecte tijd voor meer rust en minder werkdruk. Tot slot was dit experiment een goede voorbereiding op het Zorgprestatiemodel, wat verplicht wordt ingevoerd in januari 2022: Struikelblokken over het niet registreren van de indirecte tijd kwamen nu al naar voren, en zijn meteen getackeld. Wij hebben als EIFFEL door dit experiment veel geleerd over de voor- en nadelen van bepaalde keuzes richting het Zorgprestatiemodel en kunnen daarmee ook na 1 januari 2022 andere aanbieders adviseren en ondersteunen bij de implementatie en doorontwikkeling.
