Dossierafhandeling voor de gemeente Utrecht
Sterke communicatie staat centraal
De gemeente Utrecht groeit, er wordt volop gebouwd, ontwikkeld, en opnieuw gestructureerd. Dat betekent niet alleen veel bedrijvigheid in de stad, maar ook extra administratieve druk. Meer ontwikkelprojecten brengen meer bezwaren met zich mee. De afdeling Bezwaar en Beroep fysiek domein van de gemeente had dan ook een werkvoorraad opgebouwd en zocht hulp bij de afhandeling.
De uitdaging
Om alle bezwaren binnen de geldende termijnen en met de vereiste hoogwaardige kwaliteit af te handelen, vroeg de gemeente ons om tweehonderd juridische dossiers over te nemen. Het ging om uiteenlopende onderwerpen, vooral op het gebied van Omgevingsrecht en Bestuursrecht.
Onze oplossing
We zijn gestart met een goede kennismaking met de betreffende afdeling. Zo konden we de opdracht nader specificeren en onze rol verduidelijken. Ondanks onze rol op afstand, zijn wij snel onderdeel geworden van de interne organisatie. Dit gaf vertrouwen om zaken in openheid te bespreken.
Informele aanpak
Samen met de gemeente kozen we ervoor waar mogelijk een informele aanpak toe te passen. Dit betekent dat we in de afhandeling heel snel het contact met de bezwaarmaker zoeken. Zo voelt de burger zich beter gehoord en kunnen we gezamenlijk komen tot een oplossing, uiteraard passend binnen de juridische kaders.
Al eerder hebben we gemerkt dat deze aanpak leidt tot een veel hogere tevredenheid bij de bezwaarmaker, en daarmee ook tot veel kortere afhandelingstijden. Niet zelden is een bezwaar van een burger vooral een schreeuw om gehoord te worden. Met een goed gesprek kunnen we al veel oplossen. Omdat we erg geloven in deze aanpak, worden EIFFEL-juristen hierin standaard getraind. Ze zijn gewend deze werkwijze waar mogelijk bij klanten te gebruiken en te implementeren.
Dashboard op maat
Daarnaast hielden we de gemeente voortdurend op de hoogte van de voortgang van de afhandeling. Onze collega’s van de Business Unit Data & Analytics bouwden een dashboard op maat waarmee de termijnen en de kwaliteit van de afhandeling werden gemonitord. Periodiek evalueerden we het werk met elkaar, waarbij we ook onze learnings en verbeterpunten vastlegden. Zo hield de gemeente grip op de continuïteit van het project en kon ze ook sturen.
"Eiffel denkt mee, denkt vooruit, is creatief en betrouwbaar. In een krappe markt leverde Eiffel niet alleen in korte tijd goede juristen, maar zorgde ook, in goed overleg, voor monitoring op hun kwaliteit en kwantiteit."
- Lies van Gorkom, Manager Bezwaar Fysiek Domein a.i.
Heeft u juridisch werk dat in korte tijd tegen een hoge kwaliteit afgehandeld moet worden? Neem dan contact met mij op.
Michel te Riele
Business unit Director Legal Lokale Overheid
Bottomline
Deze casus is een mooi voorbeeld van onze dienstverlening als het gaat om dossierwerk overnemen. In een krappe markt kunnen wij snel juristen met meerwaarde leveren: juristen die méér doen dan puur de letter van de wet volgen. Die in staat zijn op een heldere en empathische manier met de bezwaarmaker te communiceren en zo te zoeken naar de beste oplossing. Met onze dasboarding zorgen we dat de gemeente Utrecht volledig in control blijft over het project.
